Cosly.com

Conflicten


Doel en uitgangspunten
De Nederlandse Franchise Vereniging (NFV) heeft als doel het waarborgen van de goede naam van franchising in Nederland en streeft naar harmonie tussen de deelnemers van een netwerk. Indien er geschillen (dreigen te) ontstaan, streeft de vereniging naar een zo doelmatig mogelijke oplossing. Voorts verdient het aanbeveling geschillen tussen franchisegevers en franchisenemers zoveel mogelijk in eigen huis op te vangen en af te handelen. Dat voorkomt de altijd meer omslachtige weg naar de rechter.

Een mogelijkheid daartoe biedt het inschakelen van een professionele onpartijdige conflictbemiddelaar die partijen helpt via onderhandelingen een oplossing te vinden in wederzijds belang. Deze conflictoplossingsmethode staat bekend als mediation ; de bemiddelaars als mediators.

Voorwaarde is dat de behandeling op een objectieve en onafhankelijke wijze plaatsvindt. De NFV heeft daartoe een eigen geschillenregeling in het leven geroepen waarop zowel leden van de NFV als niet-leden een beroep kunnen doen.

Wat is mediation?
Mediation is een wijze van conflictoplossing tussen twee partijen buiten de rechter om , waarbij via bemiddeling door een professionele onafhankelijke derde, de mediator, partijen zelf naar een oplossing zoeken om hun geschil op te lossen op basis van hun wederzijdse belangen. Bij mediation zijn er dan ook geen "winnaars" en "verliezers". Voor iedere betrokkene is een belangrijke maatstaf dat de uiteindelijk te bereiken oplossing duurzaam moet zijn en dat deze zoveel mogelijk tegemoet moet komen aan datgene waar het partijen echt om gaat. Dit is van groot belang indien de partijen er belang aan hechten de relatie nadien voort te zetten. De uitkomst kan ook zijn dat de partijen uit elkaar gaan maar dan wel op een manier die beide partijen tevreden stelt.

Voorwaarden
De belangrijkste voorwaarde voor mediation is dat partijen de wil hebben om er samen uit te komen. Voorts is van belang dat partijen die deelnemen aan de mediation ook beslissingen mogen nemen en derhalve beschikken over een volmacht.

Uitgangspunten:
  • partijen besluiten gezamenlijk tot mediation als mogelijke oplossingswijze van het conflict;
  • er bestaan geen strakke procesregels. De mediator stelt in overleg met partijen de procedure vast; partijen dienen wel voor het bereiken van een oplossing actief mee te werken;
  • partijen kunnen tussentijds uit het mediation proces stappen;
  • partijen kunnen niet worden gehouden aan uitspraken die tijdens de mediation worden gedaan of standpunten die daarbij worden ingenomen tenzij anders wordt overeengekomen;
  • de deelnemers verbinden zich vooraf tot vertrouwelijkheid en geheimhouding;
  • er is geen openbare zitting. Alleen de mediator en de partijen met eventueel hun vertegenwoordigers (advocaten, accountants e.d.) zijn aanwezig bij de bijeenkomst, tenzij partijen anders zijn overeengekomen. Ook komt er geen openbaar "vonnis" maar eventueel een vaststellingsovereenkomst waarvan de inhoud alleen bij de mediator en partijen bekend is. De mediator bericht de NFV slechts of er al dan niet een oplossing is gevonden;
  • de mediator is uiteraard onpartijdig en behartigt dus niet het belang van de NFV of van een franchisegever.

Wanneer en waarom kiest men voor mediation?
  • partijen willen na oplossing van het conflict hun relatie in goede sfeer voortzetten ;
  • partijen willen een snelle oplossing ; dit kan ook beëindiging van de relatie betekenen;
  • het (bijvoorbeeld) emotionele belang is groot, doch de verhouding mogelijke schade versus proceskosten maakt een formeel proces onaantrekkelijk;
  • partijen hebben behoefte aan een snelle en discrete wijze van conflictoplossing.

Wie treden op als mediator?
De NFV heeft een aantal mediators in haar bestand die gespecialiseerd zijn in franchising, waaronder advocaten, accountants, consultants, fiscalisten en leden van de rechterlijke macht.
Procedure

Hoe gaat mediation bij de NFV in z'n werk?
  1. Zowel een franchisegever als een franchisenemer kan zich tot het secretariaat van de NFV wenden met een verzoek om mediation en zet het geschil uiteen.
  2. Een lid van de juridische commissie beoordeelt of het geschil zich leent voor mediation. Als dit het geval is, benadert deze de wederpartij en legt het geschil voor met de vraag of deze bereid is mee te werken aan de mediation.
  3. Indien dit het geval is, zendt het secretariaat aan partijen een overzicht van de mediators (met een suggestie wie benaderd kan worden). Het staat partijen geheel vrij om een bepaalde mediator te kiezen.
  4. De zitting duurt meestal een halve dag. Ter bestrijding van de kosten die de mediator maakt, de bureaukosten en o.a. zaalhuur dienen beide partijen vervolgens een bedrag van € 650.-- (wijzigingen voorbehouden) excl. BTW over te maken naar de bankrekening van de NFV. Mochten partijen na deze zitting besluiten tot een vervolgsessie, dan worden partijen geacht deze vervolgsessie zelf met de mediator te regelen.
  5. Indien een keuze is gemaakt, wordt de mediator benaderd. In onderling overleg wordt een datum, locatie (veelal een vergaderruimte in een hotel/restaurant) en een tijdstip bepaald.
  6. Indien de gekozen mediator dat wenst, wordt partijen verzocht alle relevante stukken toe te zenden.
  7. De mediator vraagt partijen om eventueel lopende procedures over het onderhavige geschil op te schorten gedurende de looptijd van de mediation.
  8. Tijdens de zitting zijn de enige aanwezigen de mediator en de partijen zelf, eventueel vergezeld van hun adviseurs en getuigen. De zitting is dus "besloten".
  9. Aan het begin van de mediation sluiten partijen en de mediator een schriftelijke mediation-overeenkomst, waarin zij de voorwaarden waaronder de mediation plaatsvindt, vastleggen. De mediator probeert te achterhalen waar het geschil in essentie over gaat en wat partijen scheidt danwel bindt. Hij zal vervolgens trachten de vastgelopen onderhandelingen weer op gang te brengen. De partijen bepalen gezamenlijk hoe de oplossing eruitziet.
  10. De uitkomst wordt vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst. (N.B. : partijen moeten door een voldoende gevolmachtigde persoon worden vertegenwoordigd!) Vervolgens ontvangt elke partij één exemplaar van hetgeen schriftelijk is vastgelegd. De mediator behoudt zelf een exemplaar, voor het geval er bijvoorbeeld vragen ontstaan naar aanleiding van de gekozen oplossing.
  11. De mediator bericht het secretariaat van de NFV de uitkomst van zijn mediation als "geslaagd" of "niet geslaagd" zonder vermelding van de gevonden oplossing: die is geheim.
  12. Zijn partijen er niet in geslaagd tot een bevredigende oplossing te komen, dan zal de bemiddelaar hen informeren omtrent de andere mogelijkheden van geschilbeslechting, zoals arbitrage en de burgerlijke rechter.

Arbitrage
Geschillen voortkomend uit de franchiserelatie dienen bij voorkeur eerst te worden voorgelegd aan een mediator. Komt deze samen met de partijen niet tot een oplossing, dan kan arbitrage de volgende stap zijn.

Het gaat hierbij om een arbitrage overeenkomstig het Arbitrage Reglement van het Nederlands Arbitrage Instituut , NAI te Rotterdam. Door partijen kan niet alleen worden gekozen uit de "gewone" lijst van arbiters, maar tevens uit die, voorkomend op de "sublijst franchise", samengesteld uit juristen met franchisedeskundigheid en ondernemers met gedegen praktijkervaring (franchisegevers, franchisenemers en consultants). Voordeel van selectie van arbiters uit de "sublijst franchise" is hun grotere kennis van de franchise-praktijk en het feit, dat de verschuldigde honoraria veelal lager zijn dan gebruikelijk.

Deze opzet past in het streven van de NFV om, als partijen er in onderling overleg niet in slagen een geschil te beslechten, een objectieve, betaalbare en terzake kundige conflictbemiddeling te bieden.

*) De tekst van de Europese Erecode inzake Franchising treft u op deze site aan onder tabblad "Algemeen", onderwerp "brochures".

Voor nadere informatie kunt u zich wenden tot:

De Nederlandse Franchise Vereniging
Vaartweg 180
1217 SZ HILVERSUM

Tel. 035 - 624 23 00, fax: 035 - 624 91 94, Email: franchise@nfv.nl

Cosly.com